RFP (제안요청서)

RFP는 클라이언트가 서비스나 상품을 개발하기 위해서 필요한 요구사항을 일목요연하게 정리하여서, 잠재적으로 프로젝트를 수주할 업체에 제시하는 문서다. RFP의 목적은 수주할 업체에 진행하려는 프로젝트의 성격을 분명히 밝히고, 프로젝트를 가장 잘 수행 할 수 있는 업체를 선정하는데 있다.

비슷한 성격의 요청서로 RFQ와 RFI가 있다. 단순 가격 견적을 원한다면 RFI, 가격외에 좀 더 많은 정보가 필요한 경우 RFQ를 요청한다. 일반적으로 RFI를 수행하고나면 RFQ와 RFP를 수행한다.

전문적인 지식이 필요한 서비스를 위한 RFP를 만들어야 할 경우, RFP작성을 위한 연구&개발이 필요 할 수 있다. 프로젝트의 성격, 범위, 비용, 기간, 완성도의 많은 부분이 RFP단계에서 결정되기 때문에, 서비스에 대한 높은 지식수준이 필요하다.

RFP는 아래의 정보를 포함한다.
  1. 사업 이름과 목적
  2. 소요예산
  3. 사업기간
  4. 선정방법
  5. 평가방법
  6. 사업수행지침
  7. 제안서 작성 요령
  8. 제안서 관련 서식
RFP는 가장 낮은 가격을 제안하는 제공자를 찾는 것 이상의 목표를 가진다. 가격은 여러 평가 요소 중 하나일 뿐이다. 여기에는 기본 기업 정보, 재무정보(회사가 프로젝트 수행 중 파산하면 안되니까.), 기술역량등이 포함된다.

RFP를 받은 입찰자는 설정된 날짜와 시간까지 제안서를 제출해야 한다. 제안서를 늦게 제출 할 경우, 감점요인이 될 수 있다. 클라이언트는 제안서 내용을 토대로 파트너로 적합한지를 평가한다. 보통 선정된 입찰자만이 후속 입찰에 참여할 수 있으며 BAFO(Best and Final Offer)이라고 하는 최적의 기술과 제정적 제안을 제출하도록 요청 받을 수 있다. 최종적으로 업체를 선정하고 계약을 한다.